Consultabilità dei documenti
I documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili con i limiti imposti dalla legislazione vigente in materia di beni culturali e ambientali, per:
I documenti di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato che divengono consultabili 50 anni dopo la loro data
I documenti riservati relativi a situazioni puramente private di persone, che divengono consultabili dopo 70 anni
La consultazione di questi documenti può essere autorizzata dal Ministero dell'Interno. La domanda dovrà essere presentata alla Direzione dell'Archivio di Stato che provvederà ad inoltrarla tramite la locale Prefettura.
Ogni studioso è tenuto a conoscere e a rispettare le norme contenute nei codici di deontologia per la ricerca a scopi storici e a scopi statistici o scientifici, i cui testi possono essere chiesti al personale di sala.
Limiti alla consultabilità possono essere stabiliti anche dai privati che abbiano depositato l'archivio di loro proprietà.
La Direzione può sottrarre alla consultazione i documenti il cui stato di conservazione renda necessario il provvedimento.
Le norme contenute nel Regolamento di sala di studio e i limiti alla consultabilità devono essere rispettati anche dagli utenti che facciano richiesta di documenti per scopi privati non di studio o giuridico-amministrativi.
Riproduzione dei documenti
Presso l'Archivio di Stato di Biella è attiva la sezione di fotoriproduzione in grado di rilasciare:
- Fotocopie
- Riproduzioni digitali
Le tariffe per le riproduzioni sono stabilite
dalla G.U. n. 104 del 5 giugno 1994 e dalla lettera circolare n.21 del 17 giugno 2005 della Direzione Generale per gli Archivi, serv. II.
Per chiedere la riproduzione è necessario presentare apposita domanda al personale incaricato.
La richiesta deve essere autorizzata dal direttore della sala di studio.
Non è consentito fotocopiare:
- Documenti facilmente deteriorabili o in cattivo stato di conservazione.
- Mappe e disegni di grande formato.
- Pergamene di grande formato.
I documenti da riprodurre non devono essere estratti dal contenitore, ma segnalati con strisce di carta.
Le riproduzioni sono consegnate dopo dieci giorni lavorativi dalla richiesta.
Per i lavori di una certa entità è necessario il versamento di un anticipo pari alla metà del presunto importo totale.
E' possibile effettuare riproduzioni gratuite con mezzi propri che non comportino
alcun contatto fisico col documento, né l'esposizione dello stesso a sorgenti luminose, né
l'uso di stativi o treppiedi secondo quanto previsto dalla
Circolare 33/2017.
- La riproduzione tramite lucido sarà autorizzata solo in casi eccezionali e per documenti in ottimo stato di conservazione.
Le riproduzioni eseguite per motivi di studio sono esenti da diritti.
Per fini giuridico-amministrativi si possono ottenere copie autenticate, mediante
presentazione di apposita domanda e pagamento dei diritti di bollo.
Per le riproduzioni eseguite per uso commerciale o per pubblicazioni si rimanda al D.M. 8 aprile 1994 G.U. n. 104 del 6.5.1994 il cui testo è a disposizione presso la sala di studio.
È possibile chiedere l'invio di riproduzioni purché si tratti di documenti ben individuati.
Le copie sono inviate al richiedente, esclusivamente in formato digitale previo versamento, tramite bollettino postale intestato
alla competente Tesoreria territoriale, degli importi dovuti per la riproduzione.
Saranno considerate esigenze diverse solo se documentate
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Autorizzazione a pubblicare
Per poter pubblicare la riproduzione di un documento archivistico o di parte di esso è necessario chiedere
l'autorizzazione alla Direzione dell'Archivio di Stato utilizzando
l'apposito modello.
La pubblicazione dovrà riportare la segnatura esatta del documento e la menzione "su concessione del Ministero per i Beni e le Attività Culturali" e l'espressa avvertenza del divieto di ulteriore riproduzione o duplicazione con qualsiasi mezzo.
L'Amministrazione archivistica chiede la consegna di tre copie della pubblicazione per cui è stata concessa l'autorizzazione.
Non è richiesta la compilazione del modulo per pubblicazioni realizzate
non a fini di lucro secondo quando previsto dalla
Circolare 33/2017.
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Ricerche per corrispondenza
Si effettuano ricerche per corrispondenza purché si tratti di un documento ben identificato o di un oggetto
chiaro e definito.
Le informazioni devono inoltre essere tali da permettere di circoscrivere l'indagine.
In mancanza di questi dati saranno fornite informazioni eventualmente utili per una ricerca diretta, in loco,
da parte dell'interessato.
Per una richiesta puntuale si suggerisce di consultare preventivamente, su questo stesso sito, la pagina del patrimonio
archivistico, dove vengono fornite informazioni generali su tutti i fondi conservati presso l'Archivio di Stato di Biella.
Per effettuare la richiesta
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