Cos'è un Archivio di Stato

Gli Archivi di Stato sono istituti periferici del Ministero per i Beni e le Attivitaà Culturali istituiti nei capoluoghi di provincia. Hanno il compito di provvedere alla conservazione dei documenti degli uffici periferici dello Stato unitario e degli archivi degli stati preunitari fin dall'Alto Medioevo, degli archivi notarili anteriori agli ultimi cento anni e degli archivi degli enti ecclesiastici e delle corporazioni religiose soppressi, i cui beni vennero confiscati dallo Stato. Possono ricevere in deposito archivi di enti pubblici, regioni, province, comuni, altri enti e acquisire a vario titolo archivi privati, di famiglie, di persone, di impresa, di istituzioni.
Alcuni Archivi hanno sezioni in città della provincia che rivestono importanza particolare dal punto di vista storico: Biella fino al 1998 era sezione di Vercelli.

La documentazione conservata dagli Istituti concerne per lo più la circoscrizione territoriale che fa capo alla città e ne riflette i mutamenti succedutisi nel tempo.
È documentazione che ha acquisito carattere storico cioè di giacimento della memoria.
Gli archivi nascono come risultato della sedimentazione dei documenti nel corso dell'attività del produttore. Nel momento in cui si formano hanno quindi finalità esclusivamente pratica. Quando cessa questo tipo di interesse, convenzionalmente viene indicato un periodo di 40 anni, l'Archivio si storicizza e assume una nuova valenza culturale.
Alcuni documenti non cessano di avere nel tempo valore certificativo o di attestazione di diritti e vengono perciò utilizzati per ricerche ad uso privato o amministrativo.

Alla funzione della conservazione propria degli Archivi di Stato si aggiungono e collegano altre attività: l'ordinamento degli archivi e la compilazione dei relativi mezzi di corredo, inventari, indici, elenchi di consistenza, guide particolari e tematiche che rendono possibile e facilitano la consultazione dei documenti; l'assistenza ai ricercatori in sala di studio e le ricerche per corrispondenza; la tutela degli archivi degli uffici statali; le edizioni di fonti; la promozione, la didattica e la formazione in campo archivistico; le iniziative di ricerca scientifica e di valorizzazione dei documenti anche in collaborazione con altri istituti culturali presenti sul territorio.